Online Registry unterstützt Autoren bei der Einreichung ihrer wissenschaftlichen Arbeit. Der Beitragseinreichungsprocess hilft dem Wissenschaftskomitee, Beiträge zu sammeln, Gutachtern zuzuweisen und auf Basis der eingegebenen Gutachten eine Entscheidung zu finden. Weitere Unterstützung erhalten Organisatoren durch eine flexible Benachrichtigungsfunktion an Autoren sowie bei der Erstellung des Tagungsprogramms.

1. Konfiguration für bestimmte Anforderungen

Online Registry ist sehr flexibel und kann in verschiedenster Art und Weise konfiguriert werden. Es unterstützt die Einreichung von Beiträgen als Datei, als Text oder gemischt. Beiträge können hierarchisch klassifiziert werden in Kategorien, Fachebereiche und Themenbereiche. Zusätzlich lassen sich Schlüsselwörter für die weitere Klassifikation der Beiträge festlegen. Unterschiedliche Beitragstypen können festgelegt werden, wie beispielsweise Full Paper, Poster, Panel, usw. Für jeden Beitragstyp können individuelle Stichtage für die Beitragseinreichung festgelegt werden.

2. Beitragseinreichung

Zum Start der Beitragseinreichung können Organisatoren der Konferenz ein “Call for paper” E-Mail an Interessenten über die Online Registry senden. Als Nutzerbasis können hier Teilnehmer aus dem letzten Konferenzjahr dienen. Autoren werden dabei eingeladen, ihre Arbeit zum Kongress einzureichen. Dabei können alle notwendigen Daten über den Beitrag zusammen mit den Autoren über ein benutzerfreundliches Eingabeformular festgelegt werden. Üblicherweise werden später alle Beiträge begutachtet. Autoren können dabei jederzeit den aktuellen Begutachtungsstatus über ihre persönliche Übersicht abrufen.

3. Gutachtereinladung

Das Wissenschaftskomitee hat die Möglichkeit, eine Gruppe von Gutachtern festzulegen. Diese Personen können beispielsweise aus vorherigen Tagungen stammen. Interessierte Benutzer können sich auch neu als Gutachter bewerben. Alle angenommenen Gutachter werden anschließend eingeladen, ihre Expertise einzugeben und außerdem ein Limit für die maximale Anzahl an zugewiesenen Beiträgen anzugeben.

4. Gutachterzuweisung

Nach dem Stichtag der Beitragseinreichung werden üblicherweise die Gutachter zugewiesen. Alle Gutachter, welche bis zu diesem Zeitpunkt ihre Expertise eingegeben haben, erhalten von Online Registry automatisch Beiträge nach dem Zufallsprinzip zur Begutachtung. Üblicherweise wird ein Beitrag von drei Gutachtern bewertet. Jene Gutachter, welche von Online Registry eine Zuweisung erhalten haben, können über das System benachrichtigt werden.

5. Begutachtung der Beiträge

Gutachter können sich über Online Registry einloggen und erhalten danach ein separates Formular für die Begutachtung. Dieses Formular beinhaltet einige vordefinierte Begutachtungskriterien sowie ein Eingabefeld, ob der Beitrag angenommen oder abgelehnt werden soll. Zusätzlich können Kommentare an die Autoren des Beitrags erfasst werden, welche später anonymisiert an die Autoren weitergeleitet werden. Gutachter können bei Bedarf das Wissenschaftskomitee um Unterstützung bei der Begutachtung bitten oder die Begutachtung unter Angabe von Gründen ablehnen. Das Wissenschaftskomitee wird dann angehalten, den Beitrag neu zuzuweisen.

6. Vorläufige Beitragsentscheidung

Auf Basis der eingegebenen Gutachten ermittelt das Wissenschaftskomittee eine Entscheidung über Annahme oder Ablehnung des Beitrags. Autoren werden anschließend entsprechend benachrichtigt.

7. Beitrasverbesserung (optional)

Einige Konferenzen verwenden diesen optionalen Schritt um Autoren um eine verbesserte Version des Beitrags zu bitten. Verbesserungswünsche werden dabei in Form von Kommentaren an die Autoren gesendet. Basierend auf den verbesserten Beiträgen trifft dann das Wissenschaftskomitee eine finale Entscheidung.

8. Erstellung des Tagungsprogramms

Online Registry erlaubt die Definition von Sitzungsräumen, die am Tagungsort zur Verfügung stehen. Außerdem können aus der Nutzerbasis Personen als Vorsitzende ausgewählt und eingeladen werden. Im Anschluss können Sitzungen erstellt werden, wobei Sitzungen üblicherweise einen Vorsitzenden, einen Sitzungsraum und ein- oder mehrere Beiträge zugewiesen bekommen. Auf Basis der eingegebenen Daten erstellt Online Registry dann das Tagungsprogramm in aufbereiteter Form, das auch außerhalb der Online Registry abgerufen werden kann.

9. Umfangreiche Statistiken

Online Registry bietet detailierte Statistiken über den gesamten Beitragseinreichungsprozess an. Beispielsweise wird eine Übersicht angezeigt, wie viele Beiträge wann und aus welchem Land eingereicht wurden.

Bitte beachaten Sie, dass diese Auflistung nur eine kurze Zusammenfassung der zur Verfügung stehenden Funktionen in Online Registry darstellt. Falls Sie Fragen haben, würden wir uns freuen, mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Wir laden Sie außerdem herzlich dazu ein, unser Demo-System auszuprobieren und Funktionen daraus direkt selbst zu testen.