Das Modul zur Kongressanmeldung enthält Funktionen zur Verwaltung des gesamten Buchungs- und Zahlungsprozesses. Konferenzorganisatoren definieren Buchungspositionen wie Packages, Workshops oder Social Events. Benutzerfreundliche Formulare ermöglichen es den Besuchern, das richtige Paket zu finden. Darüber hinaus werden Schnittstellen zu Kreditkartenanbietern bereitgestellt. Wenn ein Kunde für eine Konferenz bucht, generiert Online Registry automatisch notwendige PDF-Dokumente wie Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Stornierungen oder Gutschriften und Teilnehmerzertifikate. Zu jeder Zeit geben detaillierte Statistiken einen Überblick über aktuelle Zahlen und Beträge.

1. Erstellung der Buchungspositionen

Bevor die Kongressanmeldung starten kann, müssen Buchungspositionen festgelgt werden. Zu diesem Zweck erlaubt Online Registry, Buchungspositionen wie beispielsweise Packages, Workshops, Social Events und Extras festzulegen. Die Preise können dafür flexibel nach Mitgliedschaft des Benutzers definiert werden. Zusätzlich erlaubt die Online Registry die Angabe von Erstbucher-, Frühbucher-, Reguläre- und Spätbucherpreise.

2. Einfache Buchungsmöglichkeit für Benutzer

Benutzerfreundliche Eingabeformulare ermöglichen es Besuern, sich zur Konferenz in drei Schriten anzumelden:

  • Schritt 1: Rechnungsdaten erfassen und Buchungspositionen auswählen.
  • Schritt 2: Zusammenfassung der Buchungsdaten überprüfen.
  • Schritt 3: Buchung abschließen.

Online Registry erstellt anschließend automatisch die dazugehörige Rechnung im PDF Format und sendet diese per E-Mail an den Kunden. Der Kunde erhält außerdem eine Zahlungsbestätigung oder Stornierung zugestellt, wenn die Tagungsorganisation die Buchung verarbeitet. Alle erstellten PDF Dateien werden aus Templates im ODT Format erstellt, welche vollständig von der Organisation an die Konferenz mittels Microsoft Word, OpenOffice oder LibreOffice angepasst werden können.

Online Registry unterstützt verschiedene externe Bezahlservices, wie beispielsweise PayPal, PayZen, PostFinance und Samport. Damit können Besucher unmittelbar nach der Buchung mit Kreditkarte bezahlen und sofort eine Zahlungsbestätigung von der Online Registry erhalten.

3. Verwaltung von Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Stornierungen und Gutschriften

Die Bilanzverwalter einer Konferenz erhalten Zugriff auf detailierte Listen über offene-, bezahlte- und stornierte Rechnungen. Es ist außerdem Möglich, Buchungen manuell zu ändern oder Notizen anzufertigen. Für den Fall einer Stornierung kann eine Gutschrift ausgestellt werden.

4. Gutscheine und Gutschriften

In Online Registry ist es möglich, Gutscheine auszustellen und an Benutzer zu versenden. Dies kann beispiel nützlich sein, um Vortragende oder Organisatoren zum Kongress einzuladen. Gutscheine können für eine komplett Kostenlose Buchung, für ein kostenloses Package oder für eine Preisreduktion ausgestellt werden. Empfänger eines Gutscheins erhalten eine E-mail mit dem Gutscheincode, der bei der Anmeldung eingelöst werden kann.

Gutschriften werden üblicherweise nach erfolgter Storniereung an Benutzer ausgestellt. Diese werden auf Basis eines Rechnungsbetrags erstellt und als PDF Datei an die jeweiligen Personen versendet.

5. Mahnungen

Mit Online Registry ist es einfach, den Überblick über den Zahlungsstatus über alle ausgestellten Rechnunge zu behalten und Zahlungsverzüge festzustellen. Mit einem einzelnen Klick erstellt das System Mahnungen für einen Stichtag und sendet diese an die betroffenen Personen via E-Mail. Alle Vorlagen für Mahnungen können von Organisatoren beliebig verändert werden.

6. Wartelisten für limitierte Buchungspositionen

Die Verfügbarkeit von Buchungspositionen kann in Online Registry beliebig eingestellt werden. Sobald die maximale Anzahl an verfügbaren Plätzen vergeben wurde, landen weitere Interessenten automatisch auf einer Warteliste. Sobald ein Platz frei wird, lädt Online Registry Personen auf der Warteliste ein, die Registrierung durchzuführen.

7. Umfangreiche Statistiken

Detailierte Buchungsstatistiken werden ständig erfasst und erweitert. Online Registry stellt diese übersichtlich in Form verschiedener Diagramme dar. Beispielsweise werden Statistiken über erstellte Rechnungen, registrierte Personen oder die aktuellen Einkünfte visualisiert.

Bitte beachaten Sie, dass diese Auflistung nur eine kurze Zusammenfassung der zur Verfügung stehenden Funktionen in Online Registry darstellt. Falls Sie Fragen haben, würden wir uns freuen, mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Wir laden Sie außerdem herzlich dazu ein, unser Demo-System auszuprobieren und Funktionen daraus direkt selbst zu testen.